Как всё успеть? Грамотное распределение времени

Сегодня я заметил у своей помощницы Татьяны один недостаток, с которым я веду активную борьбу - расфокусировка внимания. Наверное многим знакомо состояние небольшой паники, когда наваливается куча дел и сроки горят. Вот именно такое состояние пагубно влияет на эффективность.

Я вспомнил несколько интересных техник борьбы с рассеянным вниманием и поделился ими с Татьяной - с удовольствием рассказываю и Вам.

Основы тайм-менеджмента

Не нужно долго ломать голову над тем, как успевать больше — за нас уже все придумали. 

Составляем список дел

Работа над продуктивностью и эффективным использованием каждого из 24 часов начинается с планирования — важнейшего постулата тайм-менеджмента. 

Прежде чем начать планировать свой день и свою жизнь, я рекомендую приобрести ежедневник или скачать электронное приложение на смартфон. Выбирайте любой вариант, который будет Вам нравится — главное, чтобы Ваш планер всегда был под рукой. 

Не стоит полагаться на свою память и хранить все в голове. Это не позволит Вам расслабиться и отдаться работе, так как придется постоянно удерживать планы в памяти. Также, выписывая список дел, Вы его визуализируете, а это помогает усвоению и анализу информации. 

Бумажный или электронный блокнот готов, что делать дальше? В тайм-менеджменте есть немало методик организации планов, поэтому выбор только за Вами. Я опишу несколько подходов, которые, на мой взгляд, более подходят новичкам.

Пресловутые «лягушки»

 

Это, пожалуй, одна из наиболее известных и простых в освоении методик. Ее основное преимущество заключается в основе на гештальтпсихологию — теорию о том, что завершенные неприятные дела — гештальты — приносят удовольствие и спокойствие.

Чтобы разработать план с лягушками, выпишите все дела на день. Выделите из списка те, которые сочетают в себе 2 качества: важность и болезненность. Эти дела — отвратительные «лягушки», их нужно «есть» в первую очередь. Съев всех отвратительных лягушек с самого утра, Вы закрываете гештальт и больше не ждете неприятностей. 

Так Вы должны постепенно «поедать лягушек» начиная с самых уродливых, и заканчивая аппетитными. Просто и со вкусом.    

Матрица Эйзенхауэра

Чтобы воплотить в жизнь следующий подход, разделите лист ежедневника на 4 квадрата. Каждому квадрату присваивается особое значение:

• квадрат А: важный и срочный;
• квадрат B: важный, но несрочный;
• квадрат C: срочный, но неважный;
• квадрат D: несрочный и неважный.
  

Все задачи, которые стоят перед Вами на грядущий день распределите по квадратам, задавая себе вопросы: «Важна ли эта задача? Находится ли дело в сфере моих жизненных приоритетов? Повлечет ли его невыполнение неприятности?» и т.д. При этом стоит с особой серьезностью подходить к заполнению квадрата А — в него можно добавлять только форс-мажоры, задачи с приближающимся дедлайном и дела повышенной важности.

Далее необходимо последовательно выполнять задачи, переходя от А к D. 

Метод четырех групп

Данная методика предполагает классификацию дел по 4 группам и их выполнение в наиболее подходящий момент. 

Группы, на которые стоит делить задачи:

1. Обязанности — дела, которые не позволяют даже думать об отсрочке. В эту группу можно отнести рабочие обязанности, хлопоты по дому, важные покупки, занятия с детьми и т.д. Эти дела определяют основную наполненность дня и занимают столько времени, сколько потребуется. Им отводится важнейший приоритет. 
2. Отдых — второй по важности пункт плана. «Перемешивайте» обязанности и отдых, позволяйте своему организму восполнять силы в течение дня. Каждый отдыхает по-своему: кто-то неторопливо пьет чай, глядя в окно; кто-то удобно устраивается с закрытыми глазами и мечтает под расслабляющую музыку; некоторые предпочитают общаться с близкими и друзьями в свободные минуты. Найдите то занятие, после которого Вы чувствуете себя в разы лучше.
3. Хобби — занятия, которые помогут переключить мышление и получить удовольствие. Необходимо, чтобы хобби отличалось от основной обязанности, то есть, если по работе Вам приходится часто читать документы, чтение — плохой вариант хобби. Также, если Вы в течение дня постоянно в движении, не выбирайте в качестве хобби спорт. В Вашем плане на день занятие любимым делом можно перекладывать и не планировать тщательно и кропотливо. 
4. Развлечения — источник эмоций и впечатлений. Поход в клуб, боулинг, кальянную, ресторан, кино, компьютерные игры — десерт, которым можно побаловать себя после тяжелого трудового дня или недели. Отличие отдыха от развлечения состоит в том, что вы тратите свое время или жизненные силы.
   

Логика простая: сначала Вы уделяете внимание обязанностям, разбавляя их небольшими дозами отдыха, после чего можете переходить к хобби и развлечениям. 

Список «горячих точек»

Эта модель подходит тем, кто не готов ежедневно тратить 10-15 минут на составление плана на следующий день, так как предусматривает составление гибкого плана на неделю. 

Итак, в конце недели Вам нужно сесть и выделить 7 «горячих точек»:

1. интеллект;
2. тело;
3. эмоции;
4. карьера;
5. финансы;
6. отношения;
7. развлечения.
   

К каждой точке припишите соответствующие ей дела, которыми необходимо заняться на следующей неделе. Например, около точки «Тело» можно сделать пометку «Стоматолог» — это будет означать, что Вы давно не посещали специалиста и пора проверить здоровье полости рта.

Подобный подход можно использовать как в одиночку, так и в комплексе с ежедневными планами.

Уделяем время отдыху

Я мог обойти стороной этот вопрос, так как часто сталкивался с фанатиками тайм-менеджмента. Они так увлекались, что их жизнь превращалась в постоянный квест «Сделай это да побыстрее». Это в корне неправильный подход.

Когда Вы перерабатываете, Вы отказываетесь от простых вещей, которые дарят энергию: времяпровождение с любимыми, развлечение, уход за собой любимым и т.д. В итоге Вы морально и физически истощаетесь, как следствие, падает продуктивность. Тогда какой смысл маниакально заниматься делами, если это не приносит никакой выгоды?

Каждый день выделяйте время на отдых. При этом проводите его с максимальной пользой: занимайтесь любимыми делами, уделяйте внимание близким, релаксируйте. На эти пару часов отложите все дела, не думайте о проблемах и задачах — Вы уделили им достаточно внимания в течение дня. 

С таким подходом, Вы никогда не будете разбитым или уставшим, родные не будут сетовать на Вашу постоянную занятость, свершения будут приносить большую радость. 

Не используем время бесцельно

Как бы замечательно Вы ни распланировали свой день, Вы не будете успешны, если не будете уделять своим делам 100% внимания и вовлеченности. Достичь такого уровня можно только, устранив «похитителей времени».  

Враг №1 — социальные сети, электронная почта и беседы с коллегами. Эти мелочи постоянно будут резать Вашу продуктивность, пока Вы не выделите для них особое время. Например, для разговора с коллегами не по делу существует обеденный перерыв, посидеть в социальных сетях можно по дороге домой, электронную почту можно проверить между задачами. 

Враг №2 — многозадачность. Многозадачность создает лишь иллюзию продуктивности. На самом деле Вы не можете сосредоточиться на нескольких задачах одновременно, поэтому не делаете ни одну из них качественно. 

Враг №3 — ожидание. Если Вы часто находитесь в очередях, стоите в пробках или просто сидите без дела в ожидании чего-либо — Вы убиваете время и изводите себя. Найдите легкое и полезное занятие на такие случаи. Разгадывайте кроссворды, слушайте произношение иностранных слов, читайте развлекательную литературу, учите стихи.

У Вас могут быть свои, особые «враги», с которыми стоит бороться. Проанализируйте свой день и найдите их. Сформируйте в планере «Черный список» и занесите их туда. Теперь можно работать над их искоренением.   

10 советов, которые помогут все успевать

1. Позаботьтесь об организации рабочего места. Атмосфера, в которой Вы работаете может повысить или понизить Вашу продуктивность. Чтобы быть эффективнее, уберите все лишнее, поддерживайте чистоту, окружите себя вдохновляющими аксессуарами.
   Этот же совет можно применить и к компьютеру, за которым Вы работаете. Наведите порядок на рабочем столе, разработайте удобную систему папок, в которых будут храниться файлы. Закрывайте неиспользуемые вкладки в браузере. 
2. Держите часть дел «под рукой». Эти занятия нужны Вам, чтобы занять вынужденный простой. Например, я всегда ношу с собой смартфон. Как только появляется свободная минутка, я могу ответить на накопившиеся сообщения, чтобы потом потратить на эту работу меньше времени.
3. Чередуйте работу с отдыхом. Концентрация внимания — залог продуктивности. Но так уж устроен наш мозг, что мы не можем концентрироваться на чем-либо более 20-30 минут подряд. В какой-то момент происходит «провал», который может обернуться ошибкой и недоработкой. Чтобы такого не случалось, работайте «порционно». Например, заведите будильник на 25 минут, в течение которых Вы будете усиленно работать. По сигналу необходимо отложить работу и начать отдыхать — на это отводится 5 минут. Затем снова 25 минут работы и 5 минут отдыха. Такую систему придумал Франческо Чирилло и имя ей «Помидорро».
4. Следите за своим биоритмом. Люди испытывают прилив сил в разное время. Кому-то проще работать утром, кто-то обожает откладывать дела на вечер. Несмотря на то, что Вы симпатизируете определенной методике, не бойтесь ее менять и корректировать под свои особенности. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Эта работа поможет Вам понять свои сильные и слабые стороны, чтобы в дальнейшем выстраивать подходящий режим дня.

   

5. Также особое внимание я хотел бы уделить теме сна. Соблюдайте четкий режим: определите, сколько Вам нужно спать, чтобы быть бодрым и полным сил, и придерживайтесь этой нормы. Старайтесь ложиться и вставать в одно и то же время — так организму проще адаптироваться. «Помните: недосыпая один час, вы теряете, по крайней мере, два часа продуктивности», – говорит Крис Бэйли.

6. Создавайте полезные привычки. Периодическое повторение системы действий в течение месяца формирует привычку. Огромное преимущество привычки — во время ее выполнения мозг «отключается» и отдыхает. Яркий пример – утреннее поведение: когда после завтрака девушка идет умываться, а потом надевает линзы и красит глаза. А можно создать и другую цепочку: пришел на работу, проверил мессенджеры, отключил их и сел писать. Соответственно, Вы можете превратить утомительную рутину в минутку своеобразной передышки. 

7. Повышайте привлекательность неприятных задач. Если Вам сложно перебороть себя и «съесть уродливую лягушку» своевременно, попробуйте поменять свое отношение к ней. Для начала определите, почему она Вам так неприятна. Может есть такие триггеры, которые уходят в Ваше подсознание — с ними нужно бороться. Также попробуйте выделить положительные стороны процесса, определить выгоды, к которым приводит выполнение неприятной работы. Наконец можно поиграть с рефлексами: после выполнения неприятной задачи съедайте любимое лакомство или поощряйте себя другим способом. Со временем занятие станет ассоциироваться с приятными впечатлениями, и негатив уйдет.

8. Устраняйте рутину. Рутина отнимает и время, и силы, и внимание. У Вас есть 3 способа борьбы с ней: автоматизация, делегирование и отказ. Логика проста: если дело нельзя выполнить при помощи простых алгоритмов, нельзя доверить другим людям, почему бы не попробовать отказаться от него?

9. Боритесь с «тиранией срочного». «Тирания срочного» — это давние мелких задач, требующих немедленного вмешательства. Они имеют малый эффект и при этом отвлекают от выполнения важных задач. С такими мелочами я предлагаю расправляться беспощадно — делегировать или игнорировать их.

10.  Соблюдайте расписание встреч. Неконтролируемые встречи — убийцы времени. Общение и взаимодействие с людьми может неоправданно затянуться, а значит все планы будут разрушены. Чтобы не быть невежливым и не сбегать со встречи, предупреждайте оппонентов об ограничении заранее. Вы поразитесь тому, как люди могут концентрироваться в режиме ограниченного времени.

11.  Используйте технологии. Не для того программисты и разработчики трудятся, чтобы Вы по-старинке тратили время на те задачи, которые давно делают компьютеры. Познакомьтесь с технологиями, и они начнут работать на Вас. 

Полезные сервисы для тайм-менеджмента

В дополнение к последнему совету хотелось Вы рассказать о сервисах, которые помогут реализовать теорию тайм-менеджмента на практике.

Для тех, кому сложно отказаться от общения и осмотра новостных лент, я предлагаю несколько полезных программ:

• SelfControl — приложение для Mac, временно блокирующее доступ к выбранным сайтам. Выбираете временной промежуток и программа просто не даст Вам открыть вредный ресурс.
• Freedom заблокирует Вам доступ к интернету. Вы можете настраивать различные временные диапазоны, максимум — 8 часов. 
• Firefox Leechblock — приложение, устанавливающее лимит на использование некоторых сайтов. Например, находиться на сайте vk.com можно не более 2 часов в день, после чего Вас просто не пустят.

Тем, кто присматривается к электронным планировщикам с функцией календаря рекомендую обратить внимание на Outlook, iCal, Google Calendar. 

Наконец предлагаю Вам приложение IFTTT, которое поможет настроить связь между приложениями на смартфоне. Программа собирает все уведомления, анализирует их и отправляет Вам только наиболее важные. В итоге Вам не приходится вздрагивать от каждого писка в ожидании важной информации и можно сконцентрироваться на делах.