Как правильно планировать свой день — типичный день бизнесмена

Как я пришел к планированию

Идея о том, что пора начать управлять своей жизнью, пришла ко мне в голову в тот момент, когда мой распорядок дня был максимально сумбурным. 

Я просыпался в полдень и хватал телефон, чтобы прочитать сообщения о работе: клиенты, сотрудники, контрагенты — все будто бы ждали, когда я проснусь и примусь решать проблемы. С тяжелой от огромного числа задач я принимался за завтрак. Параллельно обдумывал деловые вопросы, игнорируя жену. По дороге на работу меня мучила совесть, что я снова вел себя как сухарь. На работе время пролетало незаметно — разобраться с накопившимися делами удавалось лишь к полуночи.

Выжатый как лимон, отправлялся домой, катая спортивную сумку на заднем сиденье «вхолостую». Какая тут тренировка: добраться до постели после такого дня — тот еще фитнес. Дома сил хватало лишь на то, чтобы поужинать, рассеянно слушая жену, и лечь спать. 

В какой-то момент я понял, что так продолжаться не может: в такой суматохе я не успеваю ни уделить времени родным, ни эффективно работать. 

Мой хороший знакомый посоветовал начать вести планы и поработать над распорядком дня. Скажу честно, на тот момент я относился ко всему этому очень скептично. Зачем нужно тратить время на прописывание дел, если они и так все у меня в голове? Но ситуация была критичная, пришлось переступить через себя.

На первые мои планы без слез не взглянешь — а уж если вспомнить, как я их писал, становится совсем грустно. Никто ведь никогда не говорил мне, как нужно составлять планы и распределять задачи. 

Планирование, как 4 параллельных операции

Только со временем я понял, что вся работа по планированию делится на 4 фронта:

• Расстановка приоритетов. Важно научиться определять, какие задачи требуют внимания, какие могут решиться сами, какие можно делегировать или отложить «на потом». Чтобы классифицировать все дела по этим группам, важно относиться ко всему максимально критично, «взвешивать» затраченные усилия и результат.
  
• Выбор важных задач. Выбрав приоритеты, можно перейти к их дроблению на операции, выполняемые в рамках одного дня. При этой работе в ход идет учет конкретных обстоятельств — позволит ли грядущий день реализовать запланированное или нет.
  
• Поиск лучших путей их решения. При планировании нужно не только определять, что сделать, но и продумывать, как это выполнить. Выбрать рациональные пути можно только, взглянув на весь массив предстоящей работы.
  
• Поиск занятости в свободное время. Если вдруг у Вас освободится пара часов на работе, Вы застрянете в пробке или придется подождать жену из салона, чем Вы займетесь? На случай подобных нецелесообразных простоев стоит оставлять пару-тройку актуальных занятий.

Выполнив все 4 операции, Вы получите лишь набросок задач, а не четкий структурированный план. Чтобы получить подробное руководство к действию, придется изучить теорию тайм-менеджмента.

Методы планирования рабочего дня

Управлением временем занимались многие ученые, практически каждый из них разрабатывал особую методику или свод «законов». Изучение всех этих трудов — задача, которая может существенно «утяжелить» список Ваших дел. Но Вам и не нужно тратить на это время и силы — Вы можете воспользоваться списком ведущих методов планирования, которые я выделил для себя. 

Метод Бенджамина Франклина

Когда-то дружок, изображенный на стодолларовой купюре, задумался над системой организации времени, благодаря чему мы получили знаменитую Пирамиду Франклина или продуктивности. 

Основание этой пирамиды составляют жизненные ценности — моральные ориентиры, которые Вы используете в решении всех задач. Вас список должен зависеть от Ваших личностных взглядов на жизнь и Ваше идеализированное ее представление.

Чтобы систематизировать работу над собой, Франклин завел специальный блокнот, каждая страница которого была выделена под каждую добродетель и разлинована на 7 столбцов и 13 горизонтальных линий — по количеству жизненных ценностей. Каждый день он сосредотачивал свои усилия на одной из добродетелей, а по вечерам отмечал совершенные промахи. 

Базируясь на жизненных принципах, глобальная цель позволяет ответить на вопрос: «Чего я хочу добиться через N лет?». Логика простая: чтобы получить что-то через несколько лет, нужно работать для этого уже сегодня. 

Соответственно, далее Бенджамин Франклин предполагает еще большие уточнения: 

• генеральный план по достижению глобальной цели;
• долгосрочный план на ближайшие 3–5 лет;
• краткосрочный план на ближайший год, полгода, месяц;
• планирование на неделю и день.

Так, каждый ежедневный план должен постепенно приближать Вас к реализации заветной цели.

Джедайская техника пустого инбокса

Для тех, кто не готов структурировать свои задачи и определять их приоритет, подойдет техника, разработанная бизнес-тренером Максимом Дорофеевым. Ее можно назвать своеобразной модификацией метода Getting Things Done.

В ее основе лежат «инбоксы» — задачи, которые требуют каких-либо действий или принятий решений. Когда входящих инбоксов слишком много, мозг не может полностью расслабиться, но и не может продуктивно работать. Подобный феномен подробно изучался гештальтпсихологией.

Работать по джедайской технике нужно по следующим правилам:

• Все задачи, идеи, планы выносить в отдельный список — инбокс.
  
• Инбоксов не должно быть много — в идеале он должен быть один. Если же Вы желаете нужным, можете разделить личную жизнь и работу, например.
  
• С появлением новых задач инбокс пополняется. Выполненные задачи удаляются из списка.
  
• Периодически инбокс необходимо просматривать и актуализировать, удаляя старые и добавляя новые задачи. 

Подобная технология предполагает только 2 возможных статуса задач — важные и те, которые можно игнорировать, делегировать, откладывать. Как только Вы заканчиваете выполнение какой-либо задачи, стоит обратиться в инбокс, чтобы выбрать очередную. 

Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — автор книги «Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе „от звонка до звонка“ и богатеть» — разработал собственный метод управления временем. Базируется он на двух постулатах:

• Закон Парето: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. 
• Закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

Автор утверждает, что увеличивая продолжительность рабочего дня, большей эффективности не добиться. Напротив, время на работу нужно постоянно нещадно сокращать, фокусируясь только на самых важных задачах.

Соответствуя данной методике, список дел должен содержать всего 9 задач: одно важное дело, три средних и пять небольших. Задачи разделены по срочности и сложности, что позволяет избавиться от стресса и суматохи.

Этот метод подойдет тем, кто не может работать по to-do-спискам. Чтобы организовать свою жизнь, просто стройте свой день так, чтобы 20% времени уходило на самые важные дела. 

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский решил не придумывать очередные оригинальные методики, а грамотно и доступно объединить существующие наработки, адаптировав их под отечественные реалии.

Так, с его легкой руки в российском тайм-менеджменте обосновались:

• «Лягушки» — скучные и неприятные дела, одна мысль о которых заставляет передернуться. Мы неосознанно их откладываем, они копятся и становятся все более неприятными. Это давит психологически. Но если выполнять их в первую очередь, с самого утра, это напряжение проходит.
  
• «Якоря» — материальные привязки, позволяющие настроиться на выполнение определенных действий. Например, если Вы тормозите, во время работы с почтой, выполняйте эту работу под динамичную музыку. Со временем эта музыка будет ассоциироваться с определенными операциями, и Вы сможете за пару секунд настроить себя на рабочий лад.
  
• «Бифштекс из слона». Крупные задачи с жесткими дедлайнами порой могут приводить в ужас. Непонятно, с чего начать, и хватит ли сил на покорение этой вершины. Такие задачи называются «слонами». Возможный способ справиться с ними — отделять маленькие кусочки и регулярно делать «бифштексы из слона». 

Методика Глеба Ахангельского скорее влияет на понятийный аппарат, чем становится призывом к действию. Руководствуясь вышеописанными правилами, Вы сможете разрабатывать собственные методики управления временем. 

Метод Франческо Чирилло

Вы можете не знать имени Франческо Чирилло, но про то, что в тайм-менеджменте есть «какие-то помидоры», слышали наверняка. Методика Pomodoro была разработана Франческо Чирилло еще в студенчестве, когда юноша не мог сосредоточиться на учебе и прибегнул к помощи кухонного таймера.

Суть метода заключается в дроблении дел на «помидорки». Один «помидор» состоит из 30 минут, 25 из которых отводятся на работу и 5 минут на отдых. Запускаете таймер, усердно трудитесь над работой, а затем получаете долгожданное время отдыха. 

Пятиминутный перерыв при этом также можно использовать на пользу. Попробуйте делать в это время небольшую разминку или даже 1-2 упражнения. Физические нагрузки позволят повысить концентрацию, а за полный рабочий день Вы выполните полноценную тренировку, заменив поход в зал. 

Чтобы работать по методу Франческо Чирилло, достаточно составить список дел и методично расправляться с ними в течение 25 рабочих минут. Так, Вы сможете заставить физиологию работать на Вас. 

Итак, я рассказал о пяти наиболее известных систем тайм-менеджмента, которые позволят организовать свой рабочий день. Вы можете изучить понравившуюся Вам методику полнее, чтобы неукоснительно следовать ей. А можете выработать свою уникальную технику, комбинируя различные приемы. Именно так я и поступил.

Как планирую я

Начнем с того, что однажды я сел, и записал все важнейшие принципы жизни, которых я хотел бы придерживаться, и определил цель работы на ближайшие десять лет. Далее я раздробил этот план по годам. 

С тех пор, каждый год я заканчиваю подведением итогов и составлением планов на каждый месяц будущего года. 

Далее каждую неделю в воскресенье я трачу час-два на то, чтобы разработать список дел на неделю, и набросать основу каждого дня. Эта работа проходит примерно следующим образом:

• Составляю общий список дел, которые нужно выполнить. Я не задумываюсь о сроках, важности и объемах — просто пишу в столбик все дела, без разбору.
  
• Далее при помощи условных символов, я делю задачи на группы. Критерии для сортировки могут быть самые разные, но чаще всего это важность, срочность, зависимость от условий и масштабность.
  
• Далее я нумерую дела, определяя очередность их выполнения.
  
• Распределяю задачи по дням недели, выделяя время на непредвиденные обстоятельства. Я стараюсь не перегружать дни, распределяя важные и сложные задачи равномерно.

В итоге мне не приходится постоянно трястись о том, что я что-то забыл или не успел — мой планировщик всегда под рукой, а значит я руковожу каждой минутой своей жизни. 

Основные ошибки при планировании

Я допускал ошибки в начале своего освоения планирования, нередко допускаю их и сейчас — в этом нет ничего страшного или ненормального. Но, так как лучше учиться на чужих ошибках, чем совершать свои, поделюсь с Вами своими маленькими оплошностями. Не судите меня строго :-)

• «Составление плана — это не отдельная задача, она не требует времени.» Пока составление планов не войдет у Вас в привычку, создавайте отдельную задачу «планирование», на которую будет выделен час или два.
  
• «Составив план, можно не оглядываться назад.» Подводите итоги дня, недели, месяца, года. Анализ в планировании жизненно необходим. Он позволит Вам оценивать свои силы и вовремя корректировать планы. Пусть это будет пятиминутная вечерняя рефлексия, но она обязательно должна быть.
  
• «План есть закон!» Не подходите к планам фанатично. У поминутно выверенных планов есть один серьезный недостаток — они недостаточно гибки, чтобы подстроиться под непредвиденные обстоятельства. Будьте готовы к тому, что задачи придется сдвигать, некоторые из них будут переноситься на следующие день или вовсе пропадать — не стоит из-за этого расстраиваться.
  
• «Работа, работа и еще раз работа.» У Вас должна быть личная жизнь и свобода выбора занятий. Если Вы будете работать весь день, прерываясь лишь на еду или сон, очень скоро Вы столкнетесь с профессиональным выгоранием и болезнями. Хороший план должен содержать хотя бы час на занятия хобби, общение с близкими, развлечение и просто релакс.
  

История из жизни

Первый полноценный рабочий день после отдыха. Встретился со своей командой, пообщался с клиентами, подвел итоги и задал курс - двигаемся дальше!

Сегодняшнее утро началось относительно нестабильно. Планировал в первый рабочий день проснуться вовремя и прийти на работу к 9, однако мои ожиданиям не суждено было сбыться. Каким-то чудесным образом будильник отключился, и я против своей воли встал позднее, а на работу приехал уже к 11 часам. Меня ждал насыщенный заботами день.

Вообще первый день после отпуска всегда тяжелый, но не в том смысле, что ты не хочешь работать, а просто очень много накапливается дел, которым необходимо дать импульс к разрешению, и все ждут от тебя действий.

Стоит отметить, что Никита таргетолог с опытом, один из моих любимых сотрудников, который готов с головой погружаться в решение проектов, однако, он не может продуктивно работать в нашем формате многозадачности. Я много думал над причинами такой ситуации и пришёл к выводу о том, что скорее всего Никите лучше устроиться в компанию, для которой он сможет выстраивать всю таргетированную рекламу либо маркетинг и отказаться от экпресс-режима – что и посоветовал ему. Мы с Никитой Муравьевым обсудили его увольнение, передачу проектов и написание рекомендаций от нашей компании, кроме чего я разрешил использовать кейсы, которые являются индивидуальной собственностью компании.

Очень важный момент, который необходимо заранее продумывать: недобросовестные сотрудники могут использовать материалы, которые появляются в ходе работы, заявляя о своих авторских правах. Незащищенные материалы, могут сыграть с вами злую шутку и обернуться штрафом.

В конце дня появилось множество клиентов по рекомендациям, с которыми нужно было пообщаться. Поэтому происходила активная работа по телефону, и как результат – истощенные голосовые связки.

В итоге этот насыщенный день закончился, окончательно утомив меня в моральном плане, в то время как физическому состоянию можно позавидовать.

P.S. Ждите рассказа о втором рабочем дне после отпуска, в котором я подниму тему взаимодействия с клиентами. Тем, кто интересуется автоворонками, будет особенно интересно :)