Как составить план работы на месяц

В своем блоге я не раз упоминал, что регулярно составляю планы на год, месяц, неделю и день. Пришло время поделиться с Вами секретами Полишинеля, которые помогают мне делать это.

Зачем нужен план работ?

В моем понимании, план работ — это систематизированная цепочка действий, которые приводят к достижению поставленных целей. Вместо того, чтобы держать весь массив информации в голове, я разбиваю процессы выполнения проектов на этапы, а затем и на небольшие выполнимые задачи. Да, на эту работу уходит некоторое время: пару лет назад на то, чтобы составить план на месяц у меня уходило несколько часов — не меньше. 

Но я на практике убедился — эта работа приносит свои плоды:

• Проработанный план позволяет заранее узнать, какой объем работы предстоит выполнить, какие ресурсы потребуются для этого, сколько свободного времени остается и т.д. Теперь загруженные недели для меня не неожиданность, а этапы,
  к которым я давно готов.
• Я «разгрузил мозги». С ним мне не нужно постоянно держать в памяти грядущие события, запоминать дела, которые нужно сделать, и постоянно восстанавливать
  в уме план действий. Все, что нужно, это открыть записную книжку и приступить
  к работе.
• Я стал более продуктивен. Я заметил, что начинаю работу с действительно важных дел, а не тех задач, которые я помнил или которые были мне приятнее. В итоге все обязанности выполняются вовремя, а на прокрастинацию просто не остается места.
• Я заполнил временные пробелы в расписании. Как только у меня появляется «окно»,
  я обращаюсь к плану и выполняю следующие задачи: дела без срока, задачи грядущего дня, второстепенные планы. 
  
• Мне стало проще делегировать полномочия и контролировать выполнение задач. Нередко при составлении плана на месяц я понимаю, что мне необходимо выполнить дела, с которыми лучше справятся другие исполнители. В таких условиях я могу заранее обратиться к ним за помощью, поэтому гарантированно получаю качественный результат.

Сейчас я даже представить не могу, как жил без планов. Если раньше мою жизнь можно было описать как хаотичный набор действий, то теперь я уверен, что следую строго по направлению к моим глобальным целям.

Как приступить к планированию?

Приступать к планированию месяца нужно за пару дней до его наступления. Так, с первых чисел Вы будете уже в строю и с готовым списком дел. 

Если Вы впервые беретесь за эту работу, постарайтесь выделить 2-3 часа и начать с планирования на год. Пусть это будет легкий поверхностный обзор, но он поможет Вам составить адекватную модель дел на месяц, которая не позволит отклониться от заданного курса. 

Для этого необходимо:

• Определить жизненные ценности. На первой странице ежедневника пропишите,
  к чему Вы стремитесь, кем видите себя через 10-15 лет и что Вы можете сделать
  за год для приближения к цели.
• Выделить сферы жизни, которые необходимо развить.
• Выписать Ваши желания. Подумайте, что делает Вас счастливым?

Когда основные ориентиры на год готовы, можно приступать к конкретизации целей на месяц.

Определяем цели

Что Вам нужно сделать в грядущем месяце, чтобы приблизиться к глобальной цели?
Какие проекты Вас ожидают? 

При составлении целей придерживайтесь SMART-подхода:

• Specific — конкретика. Какие именно действия или операции необходимо совершить? «Достичь», «Получить», «Заработать», «Выполнить» — хорошее начало для конкретной цели.  
• Measurable — измеримость. Как Вы поймете, достигнута цель или нет? При помощи системы измерения. Пропишите идеальный результат, к которому Вы стремитесь. «Выполнить 24 проекта», «Заработать сто тысяч рублей», «Уделить 48 часов изучению темы: «Личное планирование»».
• Attainable — достижимость. Вы должны четко понимать, каким объемом ресурсов Вы обладаете, и сможете ли достигнуть поставленных целей с подобным ограничением и в заданных условиях. Например, Вы вряд ли сможете увеличить продажи на 500% за один лишь месяц — задача изначально утопическая.
• Relevant — актуальность. Соответствует ли поставленная цель, Вашим жизненным принципам? Принесет ли она Вам пользу? Если нет, зачем тратить на нее время и силы?
• Time-bound — ограниченность во времени. Вы должны заранее поставить себе дедлайн, после которого необходимо оценить результат. Иначе все задачи накопятся к концу месяца и не будут выполнены.

Разделяем путь к этой цели на этапы

Вы прописали цели на месяц, на выполнение некоторых из них у Вас уйдет несколько дней, а на какие — несколько недель. Чтобы проекты могли идти параллельно и Вы могли грамотно распределить ресурсы, необходимо разбить цели на задачи.

Определите, какой набор действий нужно сделать, чтобы достичь желанного результата. Так необходимо поступить с каждой целью. В итоге у Вас получится массив дел, которым нужно уделить внимание в следующем месяце. 

Помните, что это план-минимум. Вполне возможно, что за месяц у Вас появятся новые цели или проекты, которые потеснят изначальные планы. Вы должны быть готовы к этому как морально, так и физически. 

Обозначьте заранее все возможное ограничения, из-за которых придется корректировать планы. Например, Ваш клиент может задержать сроки и согласовать план работ на неделю позже. Продумайте заранее, как Вы будете действовать в сложившейся ситуации.

Распределяем задачи по неделям и дням

Теперь нужно взять в руки календарик и распределить задачи и проекты по неделям и дням месяца. Я для этого черчу в блокноте крупный формат календаря на месяц, оставляя под каждым днем место для записи.

Начинать стоит с фиксированных дел, которые требуют выполнения в сжатые сроки. Например, встречи, сдачи проектов, выплаты и т.д. Эти задачи заносятся в календарь, а затем переносятся в дневной план. 

Также стоит отметить дедлайны целей, которые Вы обозначили на первом этапе.
Обычно я пользуюсь цветом, отмечая срок завершения. 

Дела, которые можно выполнять в течение всего месяца, я выношу в виде отдельного списка. Он всегда перед глазами, когда я формирую план на неделю или день, и постепенно выполняются. 

Проделали эту работу? Вы великолепны! Теперь каждую пятницу или субботу, когда Вы будете садиться за стол и составлять план работ на неделю, Вам не придется вытягивать дела из головы — все задачи будут перед глазами, а значит ни одна из них не будет забыта.

Как приучить подчиненных к планированию

На одним только личных планах я не остановился. Одна из моих жизненных целей — развитие собственной компании. Для ее реализации мне необходимо,
чтобы сотрудники компании были продуктивны, а без планов этого добиться сложно.

Я начал с планов и отчетов по каждому дню. Суть этих процессов заключается в следующем: каждый сотрудник составляет план на день, исходя из восьмичасового рабочего дня. Выполнив все дела и собираясь покинуть офис, каждый работник должен отчитаться: какие задачи были выполнены и сколько времени на них ушло. 

С таким подходом мне не нужно стоять у каждого за спиной и следить за тем, чтобы никто не отвлекался на посторонние дела. К концу дня у меня на руках готовый результат, по которому можно судить как продвигается работа по проектам и какова продуктивность каждого работника.  

Чтобы сотрудникам не приходилось тратить много времени на составление планов и на написание отчетов, я постепенно внедрил систему «Битрикс 24». Теперь каждый проект и каждая задача фиксируется в программе. С ее помощью удобно отслеживать сроки, эффективность работы команды и даже количество задач, завершенных каждым исполнителем. Доволен коллектив, доволен руководитель — красота!

Образец плана работы на месяц

Чтобы Вам было ещё проще составить план дел на месяц и на неделю, я нашёл наглядный пример и прикрепил четыре шаблона на выбор:

Вот пример плана на неделю, его можно продолжать расписывать и на весь месяц:

шаблон 1.

шаблон 2.

шаблон 3.

шаблон 4.

Заключение

Как только Вы перестанете относиться к планированию, как к утомительному процессу, который отнимает свободное время, Вы увидите, к каким результатам он приводит.
Я считаю, самое сложное в этом деле — начать. Пересильте себя, взгляните на свою жизнь масштабнее и планы станут неотъемлемой ее частью.