Тайм-менеджмент, ведение ежедневника, agile, scrum - все слышали про эти методы повышения личной эффективности, но мало кто их применяет. Кто-то не верит в успех, кому-то они кажутся слишком сложными.
Но все это действительно важно – если не управлять своим временем правильно, добиться успеха крайне сложно.
По своей натуре я не очень-то собранный человек, мне тяжело давалось соблюдение всех этих правил. Пока, наконец, я не выбрал самые эффективные для себя методы, и это просто перевернуло мою жизнь: я стал более сосредоточенным, начал успевать в 3 раза больше дел, чем раньше! Изменения тут же коснулись и финансовых вопросов – мой доход вырос в несколько раз.
Здесь я описал методы, которые помогли мне. Конечно, это не 100% рецепт успеха, но попробовать точно стоит. Это основы основ, базовые правила, но пусть Вас не смущает их простота, они достаточно эффективны.
Для большей наглядности я снабдил каждое правило пошаговой инструкцией по его внедрению в жизнь и привел примеры из личного опыта.
Итак, начнем.
1. Не распыляйтесь
Это правило, пожалуй, будет главным для большинства. Юлий Цезарь был довольно плохим примером с точки зрения тайм-менеджмента: выполнение нескольких дел одновременно еще никого не доводило до добра.
Нужно заранее продумывать план на день, а все срочные задачи, которые вклиниваются в течение дня, фильтровать с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра - это удобный способ распределения приоритетов в планах на день. Она представляет собой таблицу из 2-х колонок и 2-х строк. Колонки нужно озаглавить как «важные», «не важные», а строки - «срочные» и «несрочные».
Принцип работы с такой таблицей очень прост: нужно прямо в течение дня раскидывать все дела по этим квадратам, а затем последовательно работать с ними:
- важные и срочные дела обязательны к выполнению (таких в день должно быть не более 5-6);
- важным, но не срочным тоже желательно уделить внимание (1-2 задачам в день);
- неважные и срочные можно делегировать;
- неважные и несрочные обдумать: а нужны ли они вообще.
Личный пример: вот матрица, составленная моим SEO-шником:
«Важные и срочные» дела обязательно нужно выполнить сегодня. «Срочные и неважные» можно поручить кому-то, например, помощнику или младшему специалисту. «Важные и несрочные» нужно постараться сделать как можно больше, иначе они рискуют перейти в разряд «важных и срочных»". Четвертую группу нужно пересмотреть и, либо перенести в другую категорию, либо просто выкинуть из списка.
Как видите, всё довольно просто. Такое планирование занимает у меня буквально 20-30 минут и позволяет быть максимально продуктивным в течение дня.
Матрицу Эйзенхауэра можно использовать при составлении плана на день, чтобы не перегрузить свой график и уделить внимание наиболее приоритетным пунктам.
2. Разбивайте большие цели на маленькие задачи
Вы пробовали составлять список целей на год? Тогда наверняка Вам знакомо это чувство: сначала Вы буквально загораетесь вдохновением, жаждой действовать, но постепенно все сходит на нет, и в начале следующего года не хочется даже смотреть на прошлогодний список.
Чтобы это не повторилось с другими Вашими глобальными задачами, усвойте следующее правило:
Большая цель достигается не каким-то одним действием, а множеством маленьких шажков.
Для соблюдения этого правила я пользуюсь двумя инструментами:
- План-кинжал – из техник Бизнес Молодости. Работает это так: у Вас есть цель на длительное время (допустим, год), ее Вы разбиваете на маленькие подцели для каждого месяца, а их в свою очередь, на еженедельные планы. Так легче контролировать весь процесс, приближаясь к заветному результату.
- SCRUM – это система планирования, основная мысль которой заключается в постоянной корректировке своего основного плана, исходя из того, что происходит за неделю. В 21 веке все меняется очень быстро, и то, что Вы запланировали даже неделю назад, может быть совершенно неактуально сегодня. Слепо следовать просроченным замыслам глупо – их нужно корректировать.
Личный пример: моя цель – за 3 месяца вывести компанию на ежемесячный оборот в 400 000 рублей. Этот план я разбил понедельно (план-кинжал) – соответственно, за 5 рабочих дней мы должны зарабатывать 100 000 рублей. Если в какую-то неделю у меня не получилось заработать нужную сумму, то я распределяю оставшиеся деньги на следующие недели и корректирую свой список (scrum). Так, сумма, которую я должен заработать в неделю, меняется то в большую, то в меньшую сторону.
Чем короче и понятнее каждый пункт, тем лучше. Декомпозируем нашу цель дальше: 100 000 рублей в неделю складываются из 5 клиентов с оплатой по 20 000 рублей.
Соответственно, передо мной появляется цель найти пятерых заказчиков на услуги, которые мы продаем по цене минимум 20 000 рублей.
Какие наши услуги подходят под эту категорию? СЕО-продвижение, создание сайта, маркетинговая проработка, таргетированная реклама, контекстная реклама, создание автоворонки.
Итак, мы поняли, какие клиенты нам нужны. Следующим шагом будет оценка загруженности специалистов по этим услугам. Нужно выяснить, какие продукты мы можем продать так, чтобы не перегрузить команду, закрыть цель. Понимаем, кто какой объем работ может взять, анализируем перспективу на месяц: клиенты у нас формируются в течение 3-х недель.
Допустим, сейчас у сотрудника 5 клиентов в работе, и это его максимальная загрузка. Но через 3 недели один проект уже закроется и образуется простой. Соответственно, моя задача – предотвратить это и вовремя провести все необходимые переговоры с клиентом так, чтобы через 3 недели у сотрудника по-прежнему были проекты.
Моя глобальная цель «ежемесячный оборот в 400 000 рублей в течение трех месяцев» сводится к простым задачам, ближайшие из которых: составить план по загруженности сотрудников и вовремя провести переговоры с потенциальными клиентами.
Такая четкая постановка цели вдохновляет, и уже вместо растерянности «где взять 400 тысяч» появляется уверенность в своих силах и мотивация к действию.
3. Выделяйте день на планирование
Итак, мы поняли, что еженедельный план обязательно нужен. Следующий шаг — нужно правильно его составить. Обычно я выделяю несколько часов воскресенья для составления задач на следующую неделю. Это позволяет мне быть в понедельник максимально готовым, собранным и мотивированным – так и хочется начать проставлять галочки напротив выполненных дел в блокноте!
Составляйте еженедельный план тщательно: проанализируйте прошедшую неделю, обдумайте результаты, конкретно распишите его на следующие 7 дней.
Очень полезно будет выписать вообще все дела, которые возникают у Вас. Опишите все: решение организационных вопросов, работу с финансами и общение с другими людьми. У Вас не получится вспомнить сразу абсолютно все: максимум Вы напишите 30% задач, а остальные 70% вспомнятся потом. Это нормально, просто не забудьте их дописать. Такой список поможет понять, на что тратится время, и как это можно оптимизировать.
Личный пример: я давно заметил, что если моя неделя начинается без сформированного плана, то страдаю не только я, но и моя команда. Если что-то забыл: распределить нагрузку, поставить задачи, обсудить важные вопросы с клиентом, то у моих сотрудников появляются незапланированные срочные задачи, сбивается график, растет раздражение. Поэтому тем, кто управляет людьми, особенно важно уделять достаточное внимание планированию.
Хорошо, что я вовремя исправился, и теперь у нас не бывает просрочек по проектам, недовольных клиентов, непроработанных задач.
Четкое еженедельное составление плана позволит Вам полностью сосредоточиться на работе и избавиться от многих проблем.
4. Готовимся к каждому действию
Когда у Вас будет готов список задач на неделю, станет проще составлять ежедневные планы. Советую делать это вечером – так Вы точно ничего не забудете ничего и сможете заранее подготовиться.
Вы должны быть готовы к любому действию, которое запланировано на день.
Неважно, что Вас ждет: планерка, разговор с подрядчиком или встреча с клиентом – нужно заранее:
- Написать план беседы – желательно не более 5 тем (больше человек не способен качественно обработать), а в идеале вообще 1-2.
- Рассчитать примерное время, которое займет у Вас встреча и умножить полученную цифру на 1,5 – вот увидите, именно столько времени уйдет на разговор.
Личный пример: у одного моего клиента возникли очень большие проблемы именно из-за отсутствия подготовки. Из-за учительской привычки стараться рассказать как можно больше мы не успевали ничего: планерки затягивались за несколько часов, согласовать планы было невозможно, Ольга Васильевна очень уставала. Сейчас мы стараемся заранее прописывать план каждого разговора и следить за его соблюдением – дела пошли на лад и всем стало проще работать.
Во всех сферах бизнеса действует негласное правило: кто подготовился, тот заранее выиграл.
Если менее компетентный сотрудник подошел к проблеме лучше своего более квалифицированного коллеги, у него будут все шансы на успех именно потому, что он подготовлен и спокоен.
5. Переспите с идеей
В беседе всегда нужно следить за ее ходом и, при необходимости, возвращать в нужное русло. Но как бы Вы ни старались, у Вас все равно обязательно возникнут какие-то дополнительные идеи. Я советую Вам записать их в отдельный блокнотик, но не торопиться с воплощением в жизнь. К нам приходят разные мысли: и гениальные, и провальные. Нужно уметь их фильтровать.
Как это сделать? Поможет старый совет – с мыслью нужно переспать.
Отложите окончательное решение на утро: если, проснувшись, идея «горит» в Вашей голове, значит она стоящая, живая, интересная. Если же она забылась – что же, значит, это была ерунда, не стоящая Вашего внимания.
Личный пример: я фильтрую таким образом абсолютно все идеи — каждые 3 дня записываю все, что не забыл и чем по-прежнему интересуюсь. Как правило, потом они перерастают в мои лучшие проекты.
6. Оставляйте запас времени
Чрезмерная подготовка тоже может принести вред: стараясь расписать каждую свою минуту, Вы неминуемо потерпите крушение всех планов.
У каждого в жизни возникают форс-мажорные обстоятельства, срочные задачи, и это абсолютно нормально. Справиться с ними тоже легко: просто подготовьтесь заранее.
При составлении задач на день выделите 3-4 часа на решение самых срочных, которые обязательно появятся, и тогда они не нарушат Ваши планы.
7. Соблюдайте фокус внимания
Тайм-менеджмент держится на двух принципах: первый — четкое соблюдение плана, второй — полная концентрация на конкретной задаче. Но есть одна проблема: оказывается, на практике довольно трудно совместить два этих принципа. Когда нужно постоянно следить за соблюдением времени, очень тяжело сосредоточиться. А как быть, если вдруг его не хватило?
Для себя я выбрал следующее решение проблемы:
Полностью погружайтесь в выполнение одной задачи от начала до конца. Так Вы сможете хорошо выполнить работу и даже быстрее справитесь с ней.
Пример: допустим, нам необходимо собрать 5 игрушек за 5 минут. Но для качественной сборки одной игрушки нужно не менее 20 минут. Что же лучше: все-таки сделать хотя бы одну игрушку до конца или выдать заказчику 5 непонятно как собранных кукол с головой вместо руки?
Лучше качественно выполнить работу и объяснить начальнику или клиенту, почему задача потребовала больше времени, чем показать свою некомпетентность.
Вывод
Здесь я рассказал о тех инструментах тайм-менеджмента, которыми пользуюсь сам. Эта подборка появилась в результате нескольких месяцев поиска, экспериментов, после которых я выявил то, что подходит под мою ситуацию и темперамент.
Вы можете сделать так же, как и я: опробовать мои методы и выбрать наиболее подходящие лично для Вас.
Если возникнут какие-то вопросы, буду рад ответить на них. Свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
Удачи!
Добавить комментарий