Тайм-менеджмент, ведение ежедневника, agile, scrum - все слышали про эти методы повышения личной эффективности, но мало кто их применяет. Кто-то не верит в успех, кому-то они кажутся слишком сложными.

Но все это действительно очень важно – если не управлять своим временем правильно, добиться успеха крайне сложно.

По своей натуре я не очень-то собранный человек, и мне тяжело давалось соблюдение всех этих правил. Пока наконец я не выбрал самые эффективные для себя методы, и это просто перевернуло мою жизнь – я стал более собранным и начал успевать в 3 раза больше дел, чем раньше! Изменения тут же коснулись и финансовых вопросов: мой доход вырос в несколько раз.

Здесь я описал методы, которые помогли мне. Конечно, это не 100% рецепт успеха, но попробовать точно стоит.

Это основы основ, базовые правила, но пусть вас не смущает их простота – они очень эффективны.

Для большей наглядности я снабдил каждое правило пошаговой инструкцией по его внедрению в жизнь и привел примеры из личного опыта.

Итак, начнем 😊

1. Не распыляйтесь

Это правило, пожалуй, будет самым главным для большинства. Юлий Цезарь был довольно плохим примером в плане тайм-менеджмента: выполнение нескольких дел одновременно еще никого не доводило до добра.

Нужно заранее продумывать план на день, а все срочные задачи, которые вклиниваются в течение дня, нужно фильтровать с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра - это простой и удобный способ распределения приоритетов в планах на день. Она представляет собой таблицу из 2-х колонок и 2-х строк. Колонки нужно озаглавить как "важные" и "не важные", а строки - "срочные" и "не срочные".

Принцип работы с такой таблицей очень прост: нужно прямо в течение дня раскидывать все дела по этим квадратам и последовательно работать с ними:

  • важные и срочные дела обязательны к выполнению (таких в день должно быть не более 5-6);
  • важным, но не срочным тоже желательно уделить внимание (1-2 задачам в день);
  • не важные и срочные можно делегировать;
  • не важные и не срочные обдумать: а нужны ли они вообще.

Личный пример: вот матрица, составленная моим SEO-шником:

Дела из разряда "важные и срочные" обязательно нужно выполнить сегодня. "Срочные и неважные" можно поручить кому-то, например, помощнику или младшему специалисту. "Важные и не срочные" нужно постараться выполнить как можно больше, иначе они рискуют перейти в разряд "важных и срочных". Дела из четвертой группы нужно пересмотреть и либо перенести в другую категорию, либо просто выкинуть из списка.

Как видите, всё довольно просто. Такое планирование занимает у меня буквально 20-30 минут и позволяет быть максимально продуктивным в течение дня.

Матрицу Эйзенхауэра можно использовать при составлении плана на день, чтобы не перегрузить свой график и уделить внимание наиболее приоритетным пунктам.

2. Разбивайте большие цели на маленькие задачи

Вы пробовали составлять список целей на год? Тогда наверняка вам знакомо это чувство: сначала вы буквально загораетесь вдохновением и жаждой действовать, но постепенно все сходит на нет, и в начале следующего года вам не хочется даже смотреть на прошлогодний список.

Чтобы это не повторилось с другими вашими глобальными задачами, усвойте следующее правило:

Большая цель достигается не каким-то одним действием, а множеством маленьких шажков.

Для соблюдения этого правила я пользуюсь двумя инструментами:

  1. План-кинжал - из техник Бизнес Молодости. Работает это так: у вас есть цель на долгий период времени (допустим, год). Эту цель вы разбиваете на маленькие подцели для каждого месяца, а их в свою очередь - на еженедельные планы. Так легче контролировать весь процесс и маленькими шагами приближаться к заветному результату.
  2. SCRUM – это система планирования, основная мысль которой заключается в том, что нужно постоянно корректировать свой основной план, исходя из того, что происходит за неделю. В 21 веке все меняется очень быстро, и то, что вы запланировали даже неделю назад, может быть совершенно неактуально сегодня. Согласитесь, глупо слепо следовать таким просроченным планам – их нужно корректировать.

Личный пример: моя цель – за 3 месяца вывести компанию на ежемесячный оборот в 400 000 рублей. Этот план я разбил понедельно (план-кинжал): соответственно, за 5 рабочих дней мы должны зарабатывать 100 000 рублей. Если в какую-то неделю у меня не получилось заработать нужную сумму, то я распределяю оставшиеся деньги на следующие недели и корректирую свой план (scrum). Так сумма, которую я должен заработать в неделю, меняется то в большую, то в меньшую сторону.

Чем короче и понятнее каждый пункт плана, тем лучше. Декомпозируем нашу цель дальше: 100 000 рублей в неделю складываются из 5 клиентов с оплатой по 20 000 рублей. Соответственно, передо мной появляется цель найти пятерых клиентов на услуги, которые мы продаем по цене минимум 20 000 рублей.

Декомпозиция цели

Какие наши услуги подходят под эту категорию? СЕО-продвижение, создание сайта, маркетинговая проработка, таргетированная реклама, контекстная реклама и создание автоворонки.

Итак, мы поняли, какие клиенты нам нужны. Следующим шагом будет оценка загруженности специалистов по этим услугам. Нужно выяснить, какие продукты мы можем продать так, чтобы не перегрузить команду и закрыть цель. Понимаем, кто какой объем работ может взять и анализируем перспективу на месяц: клиенты у нас формируются в течении 3-х недель. Допустим, сейчас у сотрудника 5 клиентов в работе и это его максимальная загрузка. Но через 3 недели один проект уже закроется и образуется простой. Соответственно, моя задача – предотвратить это и вовремя провести все необходимые переговоры с клиентом так, чтобы через 3 недели у сотрудника по-прежнему были проекты.

Так моя глобальная цель "ежемесячный оборот в 400 000 рублей в течении трех месяцев" сводится к простым задачам, ближайшая из которых - составить план по загруженности сотрудников и вовремя провести переговоры с потенциальными клиентами.
Такая четкая постановка цели вдохновляет и уже вместо растерянности "где взять 400 тысяч" я чувствую уверенность в своих силах и жажду действия.

3. Выделяйте день на планирование

Итак, мы поняли, что еженедельный план обязательно нужен. Следующий шаг - нужно правильно его составить. Обычно я выделяю несколько часов воскресенья для составления плана на следующую неделю. Это позволяет мне быть в понедельник максимально готовым, собранным и замотивированным – так и хочется начать проставлять галочки напротив выполненных дел в блокноте!

Составляйте еженедельный план тщательно: проанализируйте прошедшую неделю, обдумайте результаты, распишите четкий и максимально конкретный план на следующие 7 дней.

Очень полезно будет перед составлением плана выписать вообще все дела, которые возникают у вас. Опишите все: и решение организационных вопросов, и работу с финансами, и общение с другими людьми. Абсолютно все у вас не получится вспомнить сразу: максимум вы напишите 30% дел, а остальные 70% вспомнятся потом. Это нормально, просто не забудьте их потом дописать. Такой список поможет вам понять, на что вообще тратится время и как это можно оптимизировать.

Личный пример: я давно заметил, что если моя неделя начинается без сформированного плана, то страдаю не только я, но и моя команда. Из-за того, что я что-то забыл - распределить нагрузку, поставить задачи, обсудить важные вопросы с клиентом - у моих сотрудников появляются незапланированные срочные задачи, сбивается график и растет раздражение. Поэтому тем, кто управляет людьми, особенно важно уделять достаточное внимание планированию.

Хорошо, что я вовремя исправился и теперь у нас не бывает просрочек по проектам, недовольных клиентов и непроработанных задач 😊

Четкое еженедельное планирование позволит вам полностью сосредоточиться на работе и избавиться от многих проблем.

4. Готовимся к каждому действию

Когда у вас будет готов план на неделю, вам будет проще составлять ежедневные планы. Советую делать это вечером - так вы точно не забудете ничего и сможете заранее подготовиться.

Вы должны быть готовы к любому действию, которое запланировано на день.

Неважно, что вас ждет: планерка, разговор с подрядчиком или встреча с клиентом – нужно заранее:

  • Написать план разговора – желательно не более 5 тем (больше человек не способен качественно обработать), а в идеале вообще 1-2
  • Рассчитать примерное время, которое займет у вас встреча и умножить полученную цифру на 1,5 – вот увидите, именно столько времени займет у вас разговор.

Личный пример: у одного моего клиента возникли очень большие проблемы именно из-за отсутствия подготовки. Из-за учительской привычки стараться рассказать как можно больше мы не успевали ничего: планерки затягивались за несколько часов, согласовать планы было невозможно, и Ольга Васильевна очень уставала. Сейчас мы стараемся заранее прописывать план каждого разговора и следить за его соблюдением: дела пошли на лад и всем стало проще работать.

Во всех сферах бизнеса действует негласное правило: кто подготовился, тот заранее выиграл. Если менее компетентный специалист подготовится лучше своего более квалифицированного коллеги, у него будут все шансы на успех именно потому, что он подготовлен и спокоен.

5. Переспите с идеей

В разговоре всегда нужно следить за его ходом и при необходимости возвращать беседу в нужное русло. Но как бы вы ни старались, у вас все равно обязательно возникнут какие-то дополнительные идеи. Я советую вам записать их в отдельный блокнотик, но не торопиться с их воплощением. К нам приходят разные мысли – и гениальные, и провальные – и нужно уметь их фильтровать.

Как это сделать? Поможет старый совет – с мыслью нужно переспать.

Отложите окончательное решение на утро: если, проснувшись, идея «горит» в вашей голове – значит она стоящая, живая и интересная. Если же она забылась – что ж, значит это была ерунда, не стоящая вашего внимания.

Личный пример: я фильтрую таким образом абсолютно все идеи – просто каждые 3 дня записываю все, о чем не забыл и что мне по-прежнему интересно. Как правило, потом такие идеи перерастают в мои лучшие проекты.

6. Оставляйте запас времени

Чрезмерная подготовка тоже может принести вред: стараясь расписать каждую свою минуту, вы неминуемо потерпите крушение всех планов.

В жизни каждого из нас возникают форс-мажорные обстоятельства и срочные задачи, и это абсолютно нормально. И справиться с ними тоже легко: просто подготовьтесь заранее.

При составлении плана на день выделите 3-4 часа на решение срочных задач, которые обязательно появятся, и тогда они не нарушат ваши планы.

7. Соблюдайте фокус внимания

Тайм-менеджмент держится на двух основных принципах: первый - четкое соблюдение плана, второй - полная концентрация на конкретной задаче. Но есть одна проблема: оказывается, на практике довольно трудно совместить два этих принципа. Когда нужно постоянно следить за соблюдением времени, очень тяжело сосредоточиться. А как быть, если вдруг времени не хватило?

Для себя я выбрал следующий выход из ситуации:

Полностью погружайтесь в выполнение одной задачи от начала до конца. Так вы сможете качественно выполнить работу и даже быстрее справитесь с ней.

Пример: допустим, перед нами стоит задача собрать 5 игрушек за 5 минут. Но для качественной сборки одной игрушки нужно не менее 20 минут. Так что же лучше - все-таки собрать хотя бы одну игрушку до конца или выдать заказчику 5 непонятно как собранных кукол с головой вместо руки?

Лучше качественно выполнить работу и объяснить начальнику или клиенту, почему задача потребовала больше времени, чем показать свою некомпетентность.

Вывод

Здесь я рассказал о тех инструментах тайм-менеджмента, которыми пользуюсь сам. Эта подборка появилась в результате нескольких месяцев поиска и экспериментов, после которых я выявил то, что подходит под мою ситуацию и темперамент.

Вы можете сделать так же, как и я: опробовать мои методы и выбрать наиболее подходящие лично для вас.

Если возникнут какие-то вопросы, буду рад ответить на них: свяжитесь со мной любым удобным вам способом.

Удачи! 😉

5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 5.00 (2 Голоса (ов))
Добавить на главный экран